Pour envoyer un BAT à un client sans qu'il installe de logiciel, déposez le fichier dans un outil de validation en ligne : votre client reçoit un lien par courriel, ouvre le fichier dans son navigateur, pose ses remarques, puis valide ou demande une correction. Il n'a ni compte à créer, ni mot de passe à retenir, et vous savez qui a validé, et quand.

Avant d'envoyer : trois points à régler

Le bon fichier. Envoyez le fichier final, tel qu'il sera produit. Si vous voulez écarter un problème technique avant que votre client ne le voie, faites d'abord un contrôle du PDF avant impression.

La bonne personne. Quand plusieurs personnes relisent, demandez qui a le dernier mot. Sans cela, vous recevez des consignes contradictoires, et personne ne sait si le document peut partir.

Une date de réponse. Dites à votre client pour quand vous attendez sa décision, surtout si une date d'impression en dépend.

Envoyer le BAT avec BatInBox, étape par étape

Vous déposez le fichier dans votre espace BatInBox et vous le classez avec un libellé : par client, par campagne ou par imprimeur.
Votre client reçoit un courriel avec un bouton. Pas de compte à créer, pas de mot de passe.
Il ouvre le fichier dans son navigateur, sur ordinateur ou depuis un téléphone, sans rien installer.
Il pose ses remarques à l'endroit exact du fichier, à la souris, ou au doigt sur tablette et téléphone.
Il valide en un clic, ou il demande une correction. Un courriel vous prévient, et à la validation, un récapitulatif dit qui a validé, et quand.

Si votre client ne répond pas

Vous n'avez pas à le rappeler vous-même. Vous réglez un délai, et un lien resté sans réponse déclenche une seule relance, avec le même lien personnel. Rien ne part si la personne a déjà validé, demandé une correction ou indiqué avoir terminé.

Si votre client demande une correction

Ses remarques sont posées sur le fichier : vous voyez ce qu'il demande et à quel endroit, sans avoir à interpréter une capture d'écran ou un message. BatInBox ne modifie jamais vos fichiers : les corrections se font dans votre logiciel habituel, puis vous remplacez le fichier par sa version corrigée.

Pour que ces remarques soient claires dès le premier passage, vous pouvez transmettre à votre client les règles pour bien annoter un PDF.

Si le fichier change après la validation

Si l'agence modifie un fichier déjà validé, la validation est à refaire.

Ce que votre client doit regarder

Un lien simplifie l'envoi, mais la relecture reste à faire. Vous pouvez joindre à votre message les dix points à regarder avant de valider un BAT : textes, chiffres, logos, images, marges, mentions. Pour la couleur, un écran donne une idée et pas une couleur exacte : si elle est décisive, demandez une épreuve couleur à votre imprimeur.

Le plus parlant reste de voir un de vos fichiers tel que votre client le verrait : c'est ce que montre la démonstration.