Mettre en place un circuit de validation dans une agence ou un service communication
Un circuit de validation n'a rien de compliqué. Il tient en quelques décisions prises une fois, avant le premier document, et qui évitent les relectures sans fin.
Lister qui valide quoi
Avant de parler d'outil, écrivez qui valide quoi. Sur un document de communication, on rencontre en général quatre sortes de relecteurs.
- Le contenu : exactitude des informations, ton, cohérence avec le reste de la campagne.
- Le juridique : mentions légales, droits sur les images, promesses commerciales.
- La direction : accord sur le message et sur l'image de la marque.
- Le client, pour une agence : l'accord final avant impression ou diffusion.
Tous n'interviennent pas sur tous les documents. Une affiche d'événement ne passe pas par le juridique. Une plaquette qui annonce des prix, si. Écrivez la règle : ce type de document, ces relecteurs.
Fixer l'ordre et le dernier mot
L'ordre compte. Faire relire la direction avant le juridique, c'est risquer qu'une phrase validée soit réécrite ensuite. En général : contenu d'abord, juridique ensuite, direction en dernier, client à la fin pour une agence.
Et pour chaque étape, un seul décideur. Quand deux personnes se partagent le dernier mot, personne ne l'a. Si deux avis divergent, c'est lui qui tranche.
Une seule version par étape
C'est la règle la moins respectée. Un fichier circule en trois exemplaires, chacun annoté par une personne différente, et le graphiste reçoit trois jeux de remarques à fusionner.
Une étape, une version, un lien ou un emplacement unique. Si le fichier change, il repart au début de l'étape. Chacun sait ainsi qu'il relit la même chose que les autres.
Des délais, et des relances qui ne dépendent pas de votre mémoire
« Dès que vous pouvez » ne fixe aucune date. Donnez un délai réaliste : deux jours ouvrés pour une relecture de contenu, un jour pour une dernière validation de direction. Écrivez-le dans la demande.
Puis ne comptez pas sur vous pour relancer. Entre deux réunions, une relance part trop tard ou pas du tout, et le document dort dans une boîte de réception. Une relance automatique, réglée une fois, tient ce rôle sans que vous y pensiez. Elle ne dérange que ceux qui n'ont pas répondu.
Une décision explicite à chaque étape
Chaque relecteur finit par l'une de deux réponses : validé, ou correction demandée. Pas « ça me va globalement », pas « à voir », pas un silence que l'on prend pour un accord.
Un silence n'est pas un oui. Un « oui sous réserve » n'en est pas un non plus : traitez-le comme une demande de correction, et revalidez la nouvelle version.
Garder la trace
Le jour où quelqu'un dit « je n'ai jamais validé ça », vous devez pouvoir répondre en trente secondes. Pour cela, gardez pour chaque décision : qui, quand, et sur quel fichier.
Ce n'est pas de la méfiance. C'est ce qui protège tout le monde : le client contre une erreur d'impression, l'agence contre un reproche injustifié, le service communication contre une demande de la direction « qui a validé ça ? ».
Classer par campagne ou par client
Un circuit qui fonctionne produit vite beaucoup de dossiers. Classez dès le début : par client pour une agence, par campagne pour un service communication. Retrouver « le catalogue de printemps » ou « tout ce que l'on a fait pour ce client » doit prendre un clic, pas une recherche dans la messagerie.
Les erreurs que l'on voit souvent
- Tout le monde relit tout. Dix relecteurs, dix jeux de remarques, aucune décision. Limitez chacun à son domaine.
- La validation orale. « Je t'ai dit oui en réunion. » Personne ne peut le prouver, et chacun s'en souvient autrement.
- Les pièces jointes multiples. « Version finale », « version finale 2 », « version finale ok ». Un seul emplacement, une seule version.
- L'absence de délai. Sans date, le dernier relecteur est toujours « sur le point de répondre ».
Pour la partie remarques et corrections, voyez annoter un PDF pour demander une correction. Pour la liste des points à regarder avant de dire oui, valider un BAT.
Avec BatInBox
BatInBox envoie un lien à chaque relecteur, qui valide ou demande une correction sans créer de compte. La relance automatique part vers ceux qui n'ont pas répondu, et chaque décision est enregistrée : qui, et quand. Les dossiers se classent par libellés, par client ou par campagne. Voyez les fonctions ou demandez une démonstration.