Validation de documents en ligne : faire valider un fichier par un client, sans compte

La validation de documents en ligne consiste à faire approuver un fichier par une ou plusieurs personnes depuis un navigateur, plutôt que par courriel ou sur papier. Chacun voit le même fichier, pose ses remarques dessus, puis rend une décision claire : validé, ou correction demandée.

Ce qu'on appelle validation de documents

Valider un document, c'est dire « oui, c'est bon, on peut passer à la suite ». La suite peut être l'impression d'une brochure, la mise en ligne d'une bannière, la diffusion d'une vidéo ou l'envoi d'un dossier à un partenaire. Le mot compte : valider engage celui qui valide, et protège celui qui a fait le travail.

On parle aussi d'approbation de documents, de circuit de validation ou de workflow de validation. Ce sont les mêmes questions : qui doit relire, dans quel ordre, avec quel fichier, et comment saura-t-on que la décision a bien été prise ?

Dans l'industrie graphique, cette décision porte un nom précis : le bon à tirer, ou BAT. Si le sujet vous concerne, le guide Valider un BAT : les dix points à regarder détaille ce qu'il faut vérifier avant de dire oui.

Pourquoi le courriel ne suffit plus

Le courriel a l'air pratique : tout le monde en a un. Mais un circuit de validation par courriel se dérègle dès la deuxième relecture.

• Les versions se multiplient. Le fichier part en pièce jointe, revient corrigé, repart. Au bout de trois tours, personne ne sait plus quelle version fait foi.
• Les remarques sont dispersées. Une capture d'écran entourée au feutre, un « en haut à gauche, le deuxième mot », une phrase dans le corps du message. Il faut deviner ce que la personne a voulu dire.
• Le « ok pour moi » se perd. Il est écrit dans un fil, trois jours plus tard, depuis un téléphone. Au moment de passer à la production, personne ne le retrouve.
• Aucune trace fiable. Si un client dit un jour « je n'ai jamais validé ça », vous n'avez qu'un courriel à retrouver, sans certitude qu'il portait sur le bon fichier.

Le problème n'est pas le courriel lui-même. C'est qu'il sert à transporter un fichier, à porter des remarques et à garder une décision, trois rôles qu'il remplit mal.

Ce qu'un bon circuit de validation doit garantir

Quel que soit l'outil, cinq choses doivent être vraies.

1. Une seule version. Tout le monde ouvre le même fichier. Si le fichier change, la validation précédente ne vaut plus pour la nouvelle version.
2. Des remarques à l'endroit exact. Le relecteur pointe le mot, l'image ou la date concernée, au lieu de le décrire.
3. Une décision claire. « Validé » ou « correction demandée ». Pas de « validé sous réserve », qui ne dit pas si on peut avancer.
4. Une trace de qui et quand. Le nom de la personne et l'heure de sa décision sont enregistrés avec le fichier.
5. Des relances sans y penser. Quelqu'un qui n'a pas répondu doit être relancé sans que vous ayez à y penser.

Si l'un de ces points manque, vous le compensez à la main : en relisant les fils, en rappelant les gens, en comparant des noms de fichiers.

Validation de documents : interne ou client, les deux cas

Le même mécanisme sert deux situations, qui n'ont pas les mêmes contraintes.

La validation interne. Dans un service communication, la direction, le juridique et le produit doivent chacun relire un document avant sa diffusion. Personne n'a le temps, et chacun répond quand il peut. Ce qu'il faut ici, c'est voir d'un coup d'oeil qui a validé et qui n'a pas répondu, et relancer sans écrire dix messages. Pour qui : services communication décrit ce cas.

La validation client. Une agence ou un studio envoie un travail à son client final. Le client n'est pas de la maison : il ne veut pas créer un compte, apprendre un outil ou installer un logiciel. Il veut ouvrir le fichier, dire ce qui ne va pas ou dire oui. Le circuit doit donc lui demander le moins possible, tout en laissant à l'agence une trace solide.

Les fichiers concernés

Un circuit de validation en ligne ne se limite pas à un type de fichier. Dans BatInBox, vous pouvez faire valider :

• des PDF, y compris de plusieurs pages, qui restent un seul document ;
• des images haute définition ;
• des bannières web ;
• des vidéos MP4, avec BatInBox Pro.

Pour une vidéo, le relecteur la met en pause et pose sa remarque à l'instant précis, comme il le ferait sur une page imprimée. Pour un PDF, notre page Valider un PDF en ligne entre dans le détail.

Mettre en place la validation de documents en ligne dans une équipe

Pas besoin de tout refondre. Cinq étapes suffisent pour passer d'un circuit par courriel à un circuit en ligne.

1. Listez ce que vous faites valider. Brochures, visuels, vidéos, contrats de communication : regardez ce qui revient le plus souvent et ce qui coûte le plus cher quand une erreur passe.
2. Désignez qui valide quoi. Pour chaque type de document, nommez la personne qui a le dernier mot. Si plusieurs relisent, décidez avant qui tranche en cas de désaccord.
3. Fixez les règles de décision. Deux issues seulement : validé, ou correction demandée. Une validation « sous réserve » est une correction demandée.
4. Fixez un délai de réponse. Trois jours, une semaine : le délai dépend de vos échéances. Il sert à régler la relance.
5. Classez les dossiers. Par client, par campagne, par prestataire. Dans six mois, vous voudrez retrouver en dix secondes qui a validé quoi.

Commencez par un document réel plutôt que par un cas d'école : c'est là que les vraies contraintes apparaissent.

Comment BatInBox fait

BatInBox est un service en ligne conçu pour cela, par une équipe issue de l'industrie graphique.

• Un lien magique, sans compte. Votre client reçoit un courriel avec un bouton. Il ouvre le fichier dans son navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone, sans créer de compte ni installer quoi que ce soit.
• Des annotations sur le fichier. Il pose ses remarques à l'endroit exact. Vos fichiers originaux ne sont jamais modifiés.
• Une validation en un clic. Si tout est bon, il valide. Sinon, il demande une correction.
• Un enregistrement de qui et quand. La décision est enregistrée avec le nom de la personne et l'heure. Le jour où quelqu'un conteste, vous avez la réponse.
• Une relance automatique. Vous réglez un délai : un lien resté sans réponse déclenche une seule relance. Rien ne part si la personne a déjà validé ou demandé une correction.
• Un classement par libellés. Par client, par campagne ou par imprimeur, et un tableau de bord qui montre ce qui reste à valider.

Si le fichier validé est modifié ensuite, il repart en validation chez votre client. BatInBox est hébergé en France, chez un hébergeur français, avec une base de données par client. Les détails sont sur la page Hébergement.

Passer à BatInBox

Le plus simple est de le voir sur un de vos fichiers. Demandez une démonstration sur la page démonstration : vous verrez exactement ce que voit votre client. Pour comparer les formules, rendez-vous sur les offres, où figurent les tarifs, les utilisateurs et les options.