Faire valider un PDF en ligne : annoter, demander une correction, valider en un clic

Valider un PDF en ligne, c'est faire ouvrir le fichier par votre client dans son navigateur, le laisser l'annoter à l'endroit exact, puis recueillir sa décision : validé, ou correction demandée. Le PDF ne circule plus en pièce jointe, et la validation est enregistrée avec le nom de la personne et l'heure.

Pourquoi le PDF est le format du BAT

Le PDF est le fichier final, tel qu'il sera imprimé. Polices, images, couleurs et mise en page sont figées dans un seul fichier, qui s'affiche de la même façon chez l'imprimeur, chez le graphiste et chez le client. C'est pour cela que le bon à tirer, ou BAT, est presque toujours un PDF.

Il peut compter une page ou plusieurs dizaines : une brochure, un catalogue, un étui dépliés restent un seul document. Pour la production, on utilise souvent une variante normalisée, le PDF/X, pensée pour l'impression.

Celui qui valide ce PDF dit à l'imprimeur : « imprimez exactement ceci ». C'est un engagement, et il doit pouvoir se retrouver. Le sens du mot est détaillé dans le glossaire du BAT.

Valider un PDF : trois façons de faire aujourd'hui

L'impression et le paraphe. On imprime le PDF, le client le relit au stylo et le signe, puis on le scanne ou on le renvoie. C'est lent, et la couleur d'une imprimante de bureau ne dit rien de la couleur finale. Les remarques se lisent mal, et le papier se perd.

La pièce jointe par courriel. C'est la méthode la plus courante. Le client ouvre le PDF dans son lecteur, ajoute des commentaires, enregistre et renvoie. Les limites arrivent vite : plusieurs versions en circulation, des commentaires qui ne s'affichent pas partout, un « ok pour moi » noyé dans un fil.

Un outil de validation en ligne. Le PDF reste à un seul endroit. Le client l'ouvre depuis un lien, annote, valide. L'outil garde l'historique des décisions. C'est la méthode qui règle les deux problèmes précédents, à condition que le client n'ait pas à créer un compte pour s'en servir.

Annoter un PDF pour demander une correction : les bonnes pratiques

Une demande de correction n'a de valeur que si le graphiste peut l'appliquer sans vous rappeler. Quelques habitudes y aident.

• Une remarque par point. Ne mélangez pas le prix, la photo et la date dans un seul commentaire. Chaque remarque doit pouvoir être traitée, puis cochée.
• À l'endroit exact. Posez l'annotation sur le mot, l'image ou la date concernée, pas dans un commentaire général en haut de page.
• Dites quoi changer. « Ce n'est pas le bon prix » oblige à chercher. « Le prix est 89 : voir le devis du 3 octobre » se traite en dix secondes.
• Ne validez pas « sous réserve ». Une validation sous réserve de corriger la page 3 est une demande de correction. Demandez la correction, attendez la nouvelle version, puis validez.

Pour la liste de ce qu'il faut regarder avant de dire oui (textes, nombres, logos, marges), le guide Valider un BAT : les dix points à regarder sert de grille de relecture.

Ce que le lecteur de PDF du client ne sait pas faire

Un lecteur de PDF classique sait afficher et commenter. Il ne sait pas organiser une validation.

• Dire qui a validé, et quand. Un commentaire n'est pas une décision, et rien n'enregistre la décision avec un nom et une heure.
• Relancer. Si le client oublie, c'est vous qui le rappelez, à la main.
• Garder une seule version. Chaque envoi crée une copie. Dès que le fichier est corrigé, personne ne peut dire de manière certaine quelle copie le client a validée.

C'est un autre métier que celui d'un lecteur. Il demande un lieu commun, où le fichier, les remarques et la décision restent ensemble.

Valider un PDF en ligne avec BatInBox, étape par étape

1. Vous déposez le PDF dans votre espace BatInBox, et vous le classez par client ou par campagne avec un libellé.
2. Votre client reçoit un lien magique par courriel : un bouton, pas de compte à créer, pas de mot de passe.
3. Il ouvre le PDF dans son navigateur, sur ordinateur ou depuis un téléphone, sans rien installer.
4. Il annote à l'endroit exact, ou il valide en un clic. Il pose ses remarques à l'endroit exact du document ; la décision porte sur le document entier.
5. La validation est enregistrée : qui, et quand.
6. Une relance automatique part si le lien reste sans réponse. Vous réglez le délai ; la relance est unique et reprend le même lien personnel. Rien ne part si la personne a déjà répondu.

Si vous modifiez ensuite le fichier validé, il repart en validation chez votre client. Et BatInBox ne modifie jamais vos fichiers : il les fait valider, il ne les édite pas.

Au-delà du PDF

Le même circuit s'applique aux autres fichiers que vous faites valider. Dans toutes les offres, BatInBox accepte les images haute définition et les bannières web. Avec BatInBox Pro, il accepte aussi les vidéos MP4 : le client met la vidéo en pause et pose sa remarque à l'instant précis.

Vous gardez ainsi un seul endroit pour tout ce qui doit être validé, quel que soit le format. Pour la vue d'ensemble, voyez la validation de documents en ligne et les fonctions.

Contrôler le PDF avant le BAT

Avant d'envoyer un PDF à votre client, vous pouvez le contrôler vous-même. Deux options de BatInBox sont prévues pour cela.

L'option Preflight Fogra 39 / 51, disponible sur toutes les offres, vérifie que vos fichiers sont prêts pour une impression offset Fogra 39 ou Fogra 51. Le résultat du contrôle s'affiche en pastille sur chaque document du tableau de bord, puis critère par critère dans le rapport.

L'option Prépresse et Production, elle aussi disponible sur toutes les offres, ajoute une pipette : elle relève une couleur directement sur le fichier, avec les valeurs CMJN et RVB, pour vérifier avant d'imprimer.

Ces options sont facturées en plus de l'offre : le détail est sur la page des offres.

Passer à BatInBox

Le plus parlant est de voir votre propre PDF dans BatInBox, tel que votre client le verrait. Vous pouvez demander une démonstration depuis la page démonstration, et comparer les formules sur les offres.